No es un secreto para nadie que el Covid-19 tomó al mundo por sorpresa, rápidamente el virus se empezó a expandir y las compañías nos vimos en la necesidad de enfrentarnos a una nueva realidad, tomar acciones rápidas y hacer un plan estructurado para asegurar la perdurabilidad y estabilidad no solo de la compañía sino también de los colaboradores y todas las familias que hacen parte de ella.
Para afrontar esta contingencia, en TDM se estructuró en primera instancia un comité estratégico, el cual está conformado por las diferentes direcciones de la compañía y un segundo comité operativo conformado por las personas que hacen parte del área de Administración de Riesgos y Seguridad y Salud en el Trabajo, para definir un plan teniendo en cuenta: una matriz de riesgos, nuestra cultura organizacional, el sentido común y los lineamientos gubernamentales.
A partir de allí definimos cuáles eran los principales focos de atención para abordar:
FASE A: Plan de Prevención
1–Salud de las personas: Nuestro principal objetivo desde el día cero ha sido preservar la salud de nuestros colaboradores, por eso desde el inicio de la contingencia, implementamos medidas como el trabajo en casa, y el seguimiento constante a la salud de nuestros colaboradores y posibles síntomas reportados.
2 Continuidad del negocio: Enfrentarnos a una nueva realidad requiere entender que los movimientos de mercancías de nuestros clientes pueden disminuir, por eso nos enfocamos en darles un acompañamiento y apoyo en esta situación, siendo flexibles en la productividad y en nuestros programas logísticos, adaptándolos a cómo está el movimiento de la operación actualmente y asi mismo siendo creativos al momento de buscar soluciones.
El reto es hacer hasta lo imposible por seguir cumpliendo nuestro Propósito Mayor: Conectar personas y organizaciones para lograr un verdadero movimiento.
3: Liquidez: Este tema es esencial para cualquier compañía, ya que las compañías que tienen falta de liquidez pueden llegar facilmente a la quiebra. Por eso ante la disminución de ingresos por tener menos clientes operando, en nuestra compañía realizamos un plan de acción en donde miramos el flujo de efectivo de todo el año para evidenciar el mejor momento para buscar fuentes de financiación y poder afrontar la contingencia.
4:Recursos: Hemos sido estrictos en que a ninguno de nuestros colaboradores le falten los principales recursos de bioseguridad, por eso conseguimos proveedores rapidamente para conseguir insumos como: gel antibacterial, tapabocas, alcohol, guantes, y termómetros para todos nuestros colaboradores. Asi mismo teniendo en cuenta el cierre de muchos restaurantes en la vía, aumentamos la prima de alimentación para nuestros conductores y entregamos constantemente kits de lonchera alimentaria con el fin de que siempre estén abastecidos.
5: Tecnología: Teniendo en cuenta el distanciamiento social y la necesidad de eliminar fuentes de contagio, generamos nuevas acciones como los cumplidos de manera virtual, y en un tiempo record desarrollamos nuestra propia App de Registro de temperatura y contacto con otras personas, para tener una trazabilidad diaria de la salud de nuestros colaboradores y el de las personas que ingresan a la compañía. Esto nos permite tener además un cerco epidemiológico en caso de que se presente alguna novedad.
6: Comunicación: En el tema de comunicaciones nos hemos enfocado en generar una comunicación con sentido: Cercanía y acompañamiento. Principalmente contarle a las personas cómo estamos afrontando la contingencia y cómo se encuentra nuestra compañía. Para esto hemos realizado de manera constante teleconferencias para saber cómo estamos,cómo nos sentimos, comunicados enfocados en la prevención, crecimiento del SER, trabajo en casa, capacitaciones, clases de yoga,e ntre otros. Además de una campaña llamada “Estamos Cerca de Ti” en donde por medio de audios de nuestros compañeros, enviamos diariamente un mensaje de aliento, que refleja la unión en estos tiempos dificiles y que nos ayuda a sentirnos cerca a pesar de la distancia.
7: Trabajo en casa: Siendo coherentes con nuestro slogan “El respeto nos mueve”, tenemos que respetar también los hogares, ya que gran parte de nuestros colaboradores pasaron a hacer su trabajo desde casa, siempre con el propósito mayor de preservar la salud. Como estrategia para llevar de mejor forma el confinamiento, enviamos cada semana actividades para compartir con la familia y llevar de mejor forma la situación.
Además potenciamos capacitaciones de ergonomía, puesto de trabajo en casa para adaptarnos de una mejor manera a este cambio. También habilitamos un canal de comunicación de apoyo psicológico en caso de ser necesario para los colaboradores y su núcleo familiar.
8: Procesos: En la compañía contamos con 16 procesos que nos ayudan a prevenir el contagio del virus, y entender cuáles son las medidas preventivas que debemos tomar para evitar un posible contagio.
FASE B: Plan para mitigación
En TDM estamos preparados con un plan de mitigación en caso de que se llegue a presentar algún contagio en nuestra compañía para eso realizamos el siguiente plan:
1: Acompañamiento en salud de la persona: La persona tendrá el acompañamiento constante por parte del área de Salud y Seguridad en el Trabajo para los debidos cuidados que debe tener la persona y así evitar una atención presencial a un hospital.
2: Cerco y nexo epidemiológico: Si una persona está contagiada es de vital importancia conocer cuáles fueron las personas con las que tuvo contacto en los últimos 14 días, por eso hacemos una trazabilidad rigurosa de los lugares y las personas reportadas por el colaborador por medio de nuestra plataforma virtual.
3: Sinergias con laboratorios privados: En búsqueda de disminuir las posibilidades de una propagación del virus, TDM le realizará las pruebas de Covid-19 a las personas que tuvieron contacto con la persona contagiada, estas deberán permanecer también en aislamiento y tendrán un acompañamiento continuo.
4: Comunicación jefe inmediato y reporte a autoridades locales: Luego de conocer si una prueba del virus salió positiva, se procederá a reportar el caso con las autoridades locales
5: Cuidados en su núcleo familiar: Es importante que las personas que conviven con la persona contagiada, estén preparadas y tengan los cuidados adecuados, por eso desde el área de Salud y Seguridad en el Trabajo, se les comunicará que medidas deben tomar.
6 Evitar atención presencial y hospitalización: Buscamos que la persona pueda tener una evolución de mejora desde su propia casa y evitar así que deba ir a un hospital o que deba ser hospitalizado.
Hasta el momento hemos hecho un gran esfuerzo por implementar cada una de estas medidas y preservar así la salud de nuestros colaboradores, clientes y proveedores aliados.
Cumplir con los protocolos ayuda a que la compañía pueda seguir operando de una manera segura, y nos permite brindarle confianza y tranquilidad a nuestros clientes, de que estamos tomando las medidas con la mayor responsabilidad para que podamos seguir trabajando juntos.